個人情報保護方針
基本理念
株式会社ヘルメスシステムズ（以下、当社といいます）は、情報システムの設計・開発等を事業としており、グローバル情報化社会における「個人情報の保護」の重要性を認識し、業務上取り扱うすべての個人情報について、関係法令およびその他規範を遵守いたします。皆様の大切な個人情報を保護することが、継続的な事業活動の基本であると共に、重要な社会的責務であると認識し、今後も引き続き個人情報の適正な取扱いに努めてまいります。
尚、詳細は、「個人情報の取扱いについて」をご覧ください。
1．適正な取得
皆様の個人情報をご本人に利用目的をお知らせするとともに、適正な手段により取得いたします。
2．個人情報の利用
当社は皆様の個人情報を利用目的の達成に必要な範囲において取扱う措置を講じ、その範囲を超えての目的外利用はいたしません。利用目的の範囲を超えて、個人情報を利用する必要が生じた場合は、その旨をあらかじめご連絡し、同意をいただいた上で利用いたします。ただし、マイナンバーについては、番号利用法の定める利用目的の範囲を超えて利用することはありません。
3．個人情報の提供
当社はあらかじめ、皆様からの同意をいただいている場合、及び法令等に基づく場合を除き、個人情報を第三者に対して提供いたしません。ただし、個人情報を扱う業務を他に委託する場合があります。この場合、委託先に対する個人情報保護の契約を締結し、適正な取扱いが行われるよう管理・監督いたします。
4．安全管理措置
当社はお預かりした個人情報を必要な安全管理措置を講じ、漏えい、滅失又はき損等を防止するとともに是正に努めてまいります。
5．法令等の遵守
当社は個人情報に関して適用される法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守するとともに、本方針ならびに社内規程を整備し、適切な運用が実施されるよう管理します。
6．継続的改善
当社は事業内容の変化および事業を取り巻く社会環境・法令・情報技術の変化等に対応して、個人情報保護マネジメントシステムの見直しを行い、継続的な改善に努めてまいります。
7．問い合せ、苦情・相談及び開示等への対応
個人情報保護方針、個人情報の取り扱いに関するお問い合せや苦情、相談並びに開示等につきましては、誠実にかつ迅速に対応を行うように努めてまいります。以下のお問い合せ窓口までご連絡をください。
〔個人情報に関するお問い合せ窓口〕
株式会社ヘルメスシステムズ TEL： 03-6327-7767 E-mail: p-info@hermes.ne.jp
制定 平成 23年 6月 7日
改定 令和 元年 7月10日
株式会社ヘルメスシステムズ
代表取締役社長 小島 卓也
個人情報の取扱いについて
当社では、皆様の個人情報を個人情報保護方針に基づき、次の通り取扱います。
１．個人情報の取扱事業者の名称及び住所並びに法人にあたってはその代表者の氏名
事業者名 ：株式会社ヘルメスシステムズ
代表取締役：小島 卓也
住所 ：東京都港区西新橋一丁目18番6号 クロスオフィス内幸町7階
2. 個人情報保護管理者（若しくはその代理人）の氏名又は職名、所属及び連絡先
個人情報保護管理者：丸山 勝弘
電子メール ：p-info@hermes.ne.jp
電話番号 ：03-6327-7767
3. 個人情報の利用目的
個人情報は、以下の目的に利用させて頂きます。
（1）保有個人データ
| 個人情報の種別 | 利用目的 |
|---|---|
| お取引先の個人情報 | お取引先からの提案、見積、受入等に係る連絡及び個人取引先との税務手続業務 |
| 従業者の個人情報 | 従業者の雇用管理（給与・税務管理、健康管理、年金・保険管理、人材提案及び連絡等） |
| 退職者の個人情報 | 各種の連絡、法律上要求される諸手続き |
| 採用応募者に関する個人情報 | 採用情報等の提供・連絡及び採用業務 |
| お問い合わせ、ご相談、クレーム等を頂いた個人情報 | 上記事項への対応に関わる業務 |
その他、個別に書面で明示したとおりの利用目的とします。
（2）それ以外の取得個人情報
| 個人情報の種別 | 利用目的 |
|---|---|
| 受託業務に関する個人情報 | 各種受託物の企画、制作、納品業務の遂行（システムの受託内容の遂行、受託したサービスの提供等） |
| 協力会社から提供された個人情報 | システム受託案件の遂行 |
4．個人情報の提供
あらかじめ同意を得ることなく、第三者に個人情報を提供することはありません。但し、法令による場合、及び生命、身体、財産等に重大な危険を及ぼす場合で、ご本人の同意を得ることが困難な場合は除きます。
5．個人情報の委託
業務の一部を外部に委託する際は、個人情報を適切に保護できる体制を敷き実行していることを条件に委託先を厳選し、機密保持契約を締結し、適切な管理・監督のもとで委託を行います。
6．個人情報提供の任意性
ご自身の個人情報を弊社に提供されるか否かは、ご自身のご判断によりますが、ご提供頂けない場合には、上記、利用目的のサービスが提供できない場合がありますので予めご了承ください。
7．苦情及びご相談、及び個人情報の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止および第三者提供記録の開示）について
個人情報に関する苦情やご相談、及びご本人から、上記1の開示対象の保有個人データについて、開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者への提供記録）のご請求があった場合、ご本人であることを確認させて頂いた上で、速やかに対応させて頂きます。尚、ご要望にお応えできない場合は、ご本人に遅滞なくその旨をお知らせするとともに、理由を説明いたします。
8. 開示等の受付方法・窓口
保有個人データに関する開示等のお申し出は、下記の受付窓口までご連絡ください。ご連絡いただきましたら、当社所定の「保有個人データ開示等請求書」を郵送または、FAX、メール等でお送り致しますので、記入の上、必要書類を同封し送付にてお申し込み下さい。（送付料は請求者のご負担となります。）
ご本人（または代理人）であることを確認した上で、書面の交付により回答いたします。なお、この方法によらない開示等の求めには応じられない場合がありますのでご了承下さい。
9. 所属する認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決の申し出先
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
認定個人情報保護団体事務局
住 所：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内
電話番号：03-5860-7565 ／ 0120-700-779
10．個人情報の安全管理のために講じた措置について
当社では、個人情報を厳正に取り扱うため、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報に関する規程等を策定し、個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。
個人情報の適正な取扱いの確保のため、組織的・人的・物理的・技術的の4つの観点より安全管理措置を講じております。
具体的な安全管理措置については下記【問合せ窓口】よりお問い合わせください。
11. 個人情報に関するお問合せ窓口
保有個人データに関わるものを含め、個人情報の取扱についての苦情・相談、問合せは、下記の【問合せ窓口】までお申し出ください。
【問合せ窓口】
窓口の名称：個人情報お問合わせ窓口
連絡先：窓口責任者：システム営業部 課長
住所：東京都港区西新橋一丁目18番6号 クロスオフィス内幸町7階
電話/FAX：03-6327-7767
電子メール：p-info@hermes.ne.jp
制定 平成23年 6月 7日
改定 令和5年 9月19日